Администратор офиса

Добрый день! Я Валентина Кудрявцева, исполнительный директор HFLabs. Я ищу себе помощника многозадачного администратора офиса.

Заказчики любят HFLabs за то, что мы делаем вещи вовремя и стремимся делать их качественно.

Нам важно внимание к мелочам и чувство эстетики: красиво оформить кументы или разложить фрукты в вазе так, чтобы было приятно вам и нашим коллегам

Основные обязанности:

• Общаться с клиентами:
  • Отвечать на входящие звонки.
  • Встречать гостей и заказывать пропуска.
  • Составлять письма, заявления, описи, справки, сопроводительную кументацию по тендеру и пр.
  • Вести деловую переписку с заказчиками уровня Сбербанк России и ВТБ24.
  • Рабать с дебиторкой, включая звонки и переписку с заказчиками с целью напомнить о просроченной оплате.
  • Заносить в CRM статусы говоров и оплат.
• Поддерживать рабу офиса:
  • Заказывать воду, канцелярию, визитки, подарки, продукцию с логипом, такси.
  • Оптимизировать корпоративную связь.
  • Общаться с хозяйственными службами: электрики, уборщицы, ремонт, курьеры и арендатели.
  • Выбирать и заключать говоры с поставщиками, согласовывать выгодные для компании условия, контролировать исполнение говора и получение закрывающих кументов.
  • Следить за чистой в офисе и создавать уют.
  • Пару раз в год организовывать корпоративные мероприятия.
• Помогать находить новых срудников,
  • Размещать вакансии на hh.ru, вечать соискателями, назначать собесе-вания и фиксировать их результаты.
  • Вести кадровое делопроизводство.
  • Контролировать заполнение срудниками таймшитов, ведение реестров и статистики по пускам, гулам, больничным и перерабкам.

Та, кого мы ищем:

• Умеет рабать с большим объемом задач при сутствии четких инструкций и самостоятельно бывать нужную информацию.
• Понимает смысл юридических формулировок в говоре и может задать уточняющие вопросы.
• Из 30 входящих задач умеет вычленить главное, правильно расставить приоритеты и попасть в сроки выполнения задач.
• Не бросит задачу на полпути изза того, что на часах уже 18:00.
• Гова принимать самостоятельные решения и нести за них ветственность.

Технические навыки:

• Вы знаете, что такое счет, товарная накладная и акт, умеете считать НДС.
• Word: списки, стили, автоматические даты и страницы.
• Excel: простые формулы и раба с фильтрами.
• Outlook: правила, фильтрация писем по папкам, установка подписи.
• Безупречный русский (письменный и устный).
• Желательно: письменный английский на уровне ведения деловой переписки, опыт рабы с говорами и правками в них. Юридическое образование будет плюсом.

Мы предлагаем:

• Обучение, тренинги и необходимые курсы по специальности.
• Через 69 месяцев пересмр зарплаты.
• Печенье, кофе и фрукты в офисе.
• Уютный офис в 5 минутах пешком Парка Культуры.

Без хорошего сопроводительного письма к резюме клик не рассматриваем.